Actualización y Control de Versiones en MASTERWEB

MASTERWEB opera con estrictas reglas de ingreso, aprobación, publicación y actualización de versiones, cuenta con registros detallados de cada evento de cada versión de cada documento.

El ciclo documental comienza con el ingreso de información al sistema, lo cual estará disponible sólo para usuarios seleccionados desde sus propias estaciones de trabajo, esta inserción se hará en una división interna llamada BOVEDA, a la cual puede nombrar por ejemplo EN REVISION, esta BOVEDA permitirá posponer la publicación de esa información hacia una BOVEDA VIGENTE hasta que sea aprobada por el personal adecuado. Pueden designarse tantas BOVEDAS de EN REVISION, VIGENTES y OBSOLETOS como desee, por área, localidad, etc.

Una vez aprobada la información, proceso detallado más adelante, ésta pasará a una BOVEDA de estatus VIGENTE, en donde sus usuarios de SOLO CONSULTA podrán accesar a esa versión del documento aprobado.

Posteriormente, cuando se requiera hacer una modificación a algún documento VIGENTE, podrá habilitar a ciertos usuarios para que ellos mismos obtengan del sistema una copia del archivo original, se realicen las ediciones sobre el archivo y éste nuevo ejemplar sea ingresado ahora en la BOVEDA de EN REVISION, pero con un incremento en el número de versión del mismo, en ese momento tendrá 2 versiones del mismo documento en el sistema, con la diferencia de la ubicación de ambas, la nueva en estatus EN REVISION y la anterior en estatus VIGENTE.

Al realizarse la aprobación de la nueva versión, ésta será actualizada en todas las ubicaciones de la versión anterior, en las relaciones documentales, en registros y reportes como la lista maestra. La versión anterior pasará en automático a una BOVEDA creada para resguardar sus documentos de estatus OBSOLETO, en donde los administradores, o el personal que decida, podrá ingresar en caso de requerir esta información a futuro como lo requieren distintas normas de calidad.